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People Operations Coordinator (m/f/d)

Permanent employee, Full-time · Berlin, Hamburg
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About us
Wir suchen eine strukturierte und proaktive Person als People Operations Coordinator (m/w/d) für unser Team in Hamburg oder Berlin. In dieser Rolle bist du verantwortlich dafür, reibungslose und effiziente Abläufe in allen administrativen Bereichen der People Operations sicherzustellen. Von der Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Verträgen bis hin zur Optimierung interner Prozesse trägst du dazu bei, eine nahtlose Employee Journey zu ermöglichen und unsere People-Workflows effizient und korrekt umzusetzen.
Tasks

Was du bei uns machst 

  • Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und weiterer mitarbeiterbezogener Dokumentation.
  • Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten sowie Verwaltung von Abwesenheiten, Urlaubsanträgen und Fehlzeiten in unserem HRIS (Personio).
  • Regelmäßige Audits von Mitarbeiterdaten und Dokumenten zur Sicherstellung von Genauigkeit und Compliance.
  • Unterstützung unserer Remote-Mitarbeitenden bei administrativen Themen, einschließlich Dokumentation und lokalen Compliance-Anforderungen.
  • Mitarbeit an der Einführung und Verbesserung neuer Tools, Systeme und Workflows.
  • Erstellung von Reports und People-Insights aus Personio zur Unterstützung datenbasierter Entscheidungen.
Requirements

Das bringst du idealerweise mit 

  • 1–2 Jahre Berufserfahrung im Bereich People Operations, HR-Administration oder einer vergleichbaren Rolle.
  • Ausgeprägte Detailgenauigkeit, Zuverlässigkeit und eine hands-on Arbeitsweise.
  • Sehr gute Kenntnisse in Personio und Erfahrung im Umgang mit digitalen HR-Prozessen.
  • Gute Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts und gängiger administrativer HR-Best Practices.
  • Starke organisatorische Fähigkeiten sowie eine lösungsorientierte und effiziente Arbeitsweise.
  • Fließende Deutschkenntnisse (C1/C2) und sehr gute Englischkenntnisse.
Benefits

Warum wir gut zusammenpassen könnten 

  • Work-Life-Balance ist eine Priorität: Flexibles Arbeiten, das zu dir passt. 
  • Wir setzen uns dafür ein, ein vielfältiges Team aufzubauen, das unterschiedliche Hintergründe, Perspektiven und Fähigkeiten repräsentiert – in einer Branche, die traditionell nicht sehr vielfältig ist.
  • Wir bieten dir die Kultur eines schnell wachsenden Start-ups mit der Reife eines Unternehmens.
  • Uns sind deine Erfahrung und dein Wissen wichtiger als formale Abschlüsse.
  • Unternehmerische Kultur und flache Hierarchien.
  • Attraktive Zusatzleistungen wie Mobility Benefit, Fitness Benefit, Sprachkurs-Benefit und Wellness Benefit (für Vollzeitkräfte).
  • Homeoffice-Budget(für Vollzeitkräfte).
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About us
We are looking for a structured and proactive People Operations Coordinator (m/f/d) to join our team in Hamburg or Berlin. In this role, you’ll be responsible for ensuring smooth and efficient processes across all administrative areas of People Operations. From managing employee data and contracts to optimizing internal workflows, you’ll help create a seamless experience for our team and ensure our people processes run efficiently and accurately.
Tasks
What you’ll do  

  • Prepare and manage employment contracts, reference letters, and other employee-related documentation.
  • Maintain and update employee data in Personio, ensuring accuracy, data integrity, and GDPR compliance.
  • Manage time-off requests, absence records, and vacation balances in our HRIS (Personio).
  • Conduct regular audits of employee data and documentation to ensure accuracy and compliance.
  • Support remote employees with their administrative needs, including documentation and local compliance requirements.
  • Contribute to the implementation and improvement of new tools, systems, and workflows.
  • Create reports and data insights from Personio to support people-related decisions.
  • Ensure compliance with German labor law and internal policies across all People Operations processes.
  • Collaborate closely with the Head of People Operations to ensure smooth coordination and efficient workflows.
Requirements
Our ideal new colleague  

  • At least 1-2 years of experience in People Operations, HR administration, or a similar role.
  • Strong attention to detail, reliability, and a hands-on mindset.
  • Good knowledge of Personio and confidence in managing digital HR processes.
  • Good understanding of German labor law and administrative best practices.
  • Strong organizational and problem-solving skills with a focus on accuracy and efficiency.
  • Fluent in German (C1 or higher) and very good English skills.
  • You enjoy bringing structure to processes and continuously improving how things are done.
Benefits
A little more about our culture and why you should join:

  • Work-Life-Balance is a priority: Flexible working that suits you - we live and breathe a hybrid remote culture and don't mind where and when you work    
  • We are committed to building a diverse team that represents a variety of backgrounds, perspectives, and skills in a traditionally not very diverse industry   
  • We offer you the culture of a fast-growing start-up with the maturity of an enterprise company
  • We are more interested in your experience and knowledge than formal degrees 
  • Entrepreneurial culture and flat hierarchies   
  • Mobility benefit, fitness benefit, language class benefit and wellness benefit (for full-time employees)
  • Home office budget (for full-time employees)
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About us

ng-voice is an equal opportunity employer. We believe demographic characteristics and diverse experiences that have nurtured unique viewpoints benefit our growth and performance and value each person and their different background as a whole.  

Hope we caught your attention; we look forward to getting to know you! 

DISCLAIMER 

Even if you do not meet 100% of the requirements, however, you think this role will be a good match for you, please send in your application. We would love to be in touch! 

Please be aware that we are currently not collaborating with agencies and any profile received will not be taken into consideration. 
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We are looking forward to hearing from you!
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